פתיחת עסק היא רק ההתחלה, עוד ועוד לקוחות משמעו שצריך לתת להם שרות הולם, לנהל את הספקים, את העובדים, חיובים ותשלומים, לארגן את הזמן. כל המטלות האלה אמנם מבורכות כי משמען שהעסק עובד וגדל ומצליח אבל הן גם מחייבות התייחסות הולמת כדי ששום דבר לא ייפול בין הכיסאות, כדי שכל תחום בעסק יקבל התייחסות מלאה והולמת.
ואם תרשו לעצמכם לשקול תוכנה לניהול עסק, תגלו שהיא לא רק מארגנת לכם את כל התחומים בעסק, היא משכללת את היכולת שלכם, משפרת את הדיוק והיעילות שלכם, מרוויחה עבורכם כסף וחוסכת לכם זמן. מערכת חכמה שיודעת לארגן עבורכם הצעת מחיר משתלמת, או מנהלת עבורכם את חיובי השעות לגביה עתידית מבטיחה לכם מקסימום רווח. שימוש במערכת מידע מעניק לארגון כלי שליטה, ניהול, זיכרון ויכולת חישוב. כמעט בכל עסק המרכיבים הללו עשויים להשפיע האם העסק יצליח או יכשל.
אז למה חשוב לשים לב?
קודם כל תבחנו את העסק שלכם ותראו מה הצרכים שלכם- האם אתם צריכים מערכת תזכורות משוכללת כדי שלא תשכחו כלום או שמא מערכת לשליחת מיילים קבוצתיים? האם אתם צריכים מערכת שתסייע לכם להוציא מספר רב של חשבוניות בלחיצת כפתור או מערכת המאפשרת לכם גישה אל המידע מכל נקודת אינטרנט? במערכת כוללת ישנם מרכיבי שליטה, ניהול, זיכרון ויכולת חישוב.
האם היא מתאימה לעסק שלכם? הרבה תוכנות מדף פיתחו מודולים מובנים אשר מתאימים לעסקים מסיימים באופן ספציפי: תוכנה לניהול סטודיו גרפיקה או עיצוב, תוכנה לניהול משרד אדריכלים, תוכנה לניהול גני ילדים, תוכנה לניהול חוגים, תוכנה לניהול סדנאות, תוכנה לניהול קבוצות, תוכנה לניהול בתי תוכנה, תוכנה לניהול בתי דפוס, תוכנה לניהול אמרגנים, יזמים, קבלנים, וכדומה.
אחר כך תראו מה התוכנה דורשת מכם- האם התוכנה "מסתדרת" עם המחשב שכבר יש לכם? האם ההתקנה קצרה ופשוטה? האם המערכת יודעת להעביר את המידע מבסיס הנתונים הקיים למערכת החדשה?
ותראו מאיפה היא באה- האם התוכנה כבר קיימת מספר שנים? האם מפתחי התוכנה מקפידים לעדכן, לשכלל ולפתח את התוכנה? האם תוכלו להרחיב את התוכנה ולהוסיף מרכיבים באם הצרכים שלכם ישתנו והעסק שלכם יתפתח?
ומי עומד מאחריה- האם המפתחים הם אנשי מקצוע מיומנים? האם שירות מוענק לתוכנה באופן שוטף? האם יש עם מי לדבר, עם מי להיפגש? האם הלקוחות הקיימים מרוצים? התמיכה וזמינותה חשובים שכן בהרבה מקרים מערכת המידע הופכת להיות לב העסק.
ועכשיו תנסו אותה- האם היא "נאה" בעיניכם? האם השימוש בה פשוט לטעמכם? קל להבנה? קל להסביר לאחרים? בקשו להתנסות בה, השתמשו בה ותראו האם היא באמת מקיימת את מה שהיא מבטיחה? תוכנה טובה לניהול היא תוכנה קלה לתפעול, נוחה וידידותית שנעים לעבוד איתה.
וכמה היא עולה- בסופו של דבר מחיר חייב להתאים ליכולות, המחיר חייב גם להתאים למה שאתם מוכנים להשקיע וגם חייב להיות הולם למה שאתם מקבלים מהתוכנה. בחרו תוכנה לניהול עסק אשר עונה על שני הקריטריונים.
פיתחתם עסק בשתי ידיים- למה שלא תנהלו אותו באצבע אחת?
אפי להב, סמנכ"ל שיווק senzey.com סנזיי הינה תוכנה לניהול עסק, תוכנה לניהול פרויקטים, תוכנה לניהול משימות, תוכנה לניהול עובדים, תוכנה לניהול זמן, תוכנת ניהול משרד ויומן, ניהול כספים, ניהול לקוחות ושיווק. מהדורות המותאמות לבתי תוכנה, בתי סטודיו, בתי דפוס, משרדי אדריכלים, קבלנים, יזמים, גני ילדים, חוגים וסדנאות, קבוצות ועוד
